Datenschutzhinweis für Bewerberinnen und Bewerber

1. Einleitung

Herzlichen Dank für dein Interesse an Hapimag! Wir freuen uns sehr, dass du dich für eine Stelle in unserem Unternehmen bzw. unserer Unternehmensgruppe bewerben möchtest. Das Unternehmen, an das du deine Bewerbung geschickt hast, ist verantwortlich für deine personenbezogenen Daten.

Dieser Datenschutzhinweis beschreibt die Art und Weise, wie wir deine personenbezogenen Daten (auch “Personendaten” oder “Daten”) im Zusammenhang mit deiner Bewerbung verarbeiten. Wir nehmen den Schutz deiner Daten sehr ernst und verarbeiten diese stets in Übereinstimmung mit den anwendbaren Gesetzen.

2. Erhebung deiner personenbezogenen Daten

Wir erheben deine personenbezogenen Daten entweder direkt von dir oder über Dritte, wie Personaldienstleister oder Headhunter, LinkedIn, Indeed Ireland Operations Limited, die YOURCAREERGROUP Schweiz AG (HotelCareer), die JobCloud AG (jobs.ch), The Predictive Index (Softwareanbieter für Persönlichkeitstests) oder aus öffentlich zugänglichen Quellen.

3. Zweck der Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten deine Bewerberdaten zur Bearbeitung deiner Bewerbung bzw. zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens, einschliesslich der Prüfung und Bewertung deiner Qualifikationen und Fähigkeiten sowie zur Beurteilung deiner Eignung für die Stelle (oder ggf. andere offene Stellen in unserem Unternehmen), auf die du dich beworben hast, und zur Kommunikation mit dir.

Um sicherzustellen, dass wir alle gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen erfüllen, verarbeiten wir bestimmte Daten von dir für folgende Zwecke:

• Überprüfung von Referenzen
• Hintergrund-Checks 
• Überprüfung öffentlicher Register 
• Konfliktprüfungen
• Bonitätsprüfungen
• (Falls erforderlich) Überprüfung von Strafregistern
• Weitere Due-Dilligence-Prüfungen, die nach geltendem Recht und Vorschriften erforderlich sind

Diese Massnahmen dienen dazu, unsere rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen und die Sicherheit und Integrität unseres Unternehmens zu gewährleisten.

Im Falle von Rechtsstreitigkeiten und zur Geltendmachung von Ansprüchen, verarbeiten wir deine Daten zu folgenden Zwecken:

• Unterstützung bei der Bearbeitung und Beilegung von Streitigkeiten
• Erfüllung von Anordnungen durch Gerichte, Behörden oder sonstige öffentliche Einrichtungen
• Durchsetzung unserer vertraglichen Vereinbarungen
• Feststellung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

Diese Massnahmen sind notwendig, um unsere gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen und unsere Rechte zu wahren.

Deine Personendaten werden nicht für automatisierte Entscheidungen genutzt.

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die gesetzlichen Grundlagen für die Verarbeitung deiner Daten im Zusammenhang mit deiner Bewerbung sind Artikel 328b OR i.V.m. Artikel 6 und Artikel 8 DSG sowie Artikel 6 DSGVO.

Abhängig von den obgenannten Zwecken zur Verwendung deiner Personendaten, ist die Verarbeitung erforderlich, (i) um deine Bewerbung zu bearbeiten, (ii) um unseren rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen oder (iii) zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (z.B. zur Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen) oder der berechtigten Interessen von Dritten (Hapimag Group), die deine personenbezogenen Daten erhalten, unter der Voraussetzung, dass deine Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten nicht überwiegen. Darüber hinaus kann die Verarbeitung gegebenenfalls auf der Grundlage deiner ausdrücklichen Einwilligung erfolgen.

5. Verarbeitung von Personendaten

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir alle Daten, die du uns angibst bzw. du uns zur Verfügung stellst. Dabei verarbeiten wir insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten von dir:

• Stammdaten (z.B. Vor- und Nachname, Geschlecht, Geburtsdatum)
• Kontaktdaten (z.B. Wohnadresse, E-Mail Adresse, Telefonnummer, Sprache)
• Bewerbungsunterlagen (z.B. Zeugnisse, Zertifikate, Lebenslauf, Referenzen)
• Angaben zur beruflichen Entwicklung und zu den erworbenen Kenntnissen (z.B. Aus- und Weiterbildung, Berufserfahrung, Fach- und Sprachkenntnisse)
• Im Falle einer Bewerbung über unser Online-Portal (jobs.hapimag.com) Nutzungs- und Bestandsdaten (z.B. IP-Adresse, Name der abgerufenen Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Webbrowser)
• Erkenntnisse aus Persönlichkeitstests zur ergänzenden Berücksichtigung im Auswahlverfahren

6. Weitergabe der erhobenen Daten

Nach Eingang deiner Bewerbung werden deine Bewerberdaten von der Personalabteilung, dem Resort Manager/Hiring Manager oder dem extern beauftragten Recruiter geprüft und ausgewertet. Bewerbungen, die dem Stellenprofil entsprechen, werden dann intern an den Abteilungsleiter oder das Hospitality Coordination Team der offenen Stelle weitergeleitet. Darüber hinaus kann deine Bewerbung an andere Unternehmen der Hapimag Group weitergeleitet werden, soweit dies zur Beurteilung deiner Eignung für die zu besetzende Stelle erforderlich ist. Innerhalb des Unternehmens bzw. der Unternehmensgruppe haben grundsätzlich nur diejenigen Personen Zugriff auf deine Bewerberdaten, die diese zur ordnungsgemässen Abwicklung des Bewerbungsverfahrens benötigen. Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens beauftragen wir zudem Cloud- sowie Kommunikationsdienstleister (z.B. Raidboxes, den Hoster von jobs.hapimag.com) und übertragen in diesem Zusammenhang Personendaten an diese Dienstleister. Diese sind vertraglich dazu verpflichtet, bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten dieselbe Sorgfalt anzuwenden wie wir.

7. Regelfristen für die Löschung der Daten

Im Falle einer Absage speichern wir deine Daten grundsätzlich für 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, es sei denn, du hast einer längeren Speicherung deiner Personendaten zugestimmt. Nach Ablauf dieser Frist werden deine Daten routinemässig von unseren Systemen gelöscht. Sofern uns deine Daten in Papierform vorliegen, werden wir diese unter Beachtung besonderer Vorsichtsmassnahmen datenschutzgerecht vernichten.

Deine Daten werden im Falle des Zustandekommens eines Arbeitsverhältnisses mit dir zum Zwecke der Durchführung des Arbeitsverhältnisses gespeichert.

8. Datenübermittlung ins Ausland

Bewirbst du dich auf eine Stelle bei der Hapimag AG in der Schweiz, werden deine Personendaten grundsätzlich nur in der Schweiz oder Österreich verarbeitet. Bewirbst du dich auf eine Position in einem unserer Area Offices, Resorts oder Restaurants oder werden deine Daten zur Erstellung von Statistiken verwendet, erfolgt die Verarbeitung zum einen entweder in der Schweiz oder Österreich und zum anderen werden deine Daten an die für die Bewerbung zuständigen Tochtergesellschaften sowie an die verbundenen Unternehmen der Hapimag AG weitergeleitet. Der Datenaustausch zwischen den Ländern der Europäischen Gemeinschaft und der Schweiz erfolgt aufgrund des ähnlich hohen Datenschutzniveaus in einem datenschutzkonformen Rahmen. Darüber hinaus kann auf der Grundlage von Standardvertragsklauseln eine Übermittlung deiner personenbezogenen Daten in die Türkei bzw. nach Marokko erfolgen.

9. Rechte der BewerberInnen

Als betroffene Person stehen dir bestimmte Rechte zu, wie das Recht auf Auskunft, das Recht auf Berichtigung und das Recht auf Löschung deiner Personendaten sowie das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, das Recht auf Datenübertragbarkeit oder das Recht, der Verarbeitung der betreffenden Personendaten zu widersprechen sowie das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde. Diese Rechte, insbesondere die Voraussetzungen für ihre Geltendmachung, sind insgesamt in Artikel 12 ff. DSGVO und Artikel 25 ff. sowie Artikel 32 DSG geregelt.

10. Verantwortliche und Vertreter im EWR

Verantwortliche

Hapimag AG
Sumpfstrasse 18 
6312 Steinhausen
Schweiz
Telefon: +41 41 767 80 00
E-Mail: [email protected]

Bei Fragen oder Bedenken zum Datenschutz, kannst du dich zudem an unsere Rechtsabteilung/Datenschutz unter [email protected] wenden.

Vertreter im EWR

Hapimag Gesellschaft m.b.H.
Neudeggergasse 16-18
1080 Wien
Österreich
Telefon: +43 1 402 62 40
E-Mail: [email protected]